Gold's Gym FAQs

MANUAL UPDATE POS

Menu Update POS bisa di temukan di Club Link OTHERS Update POS seperti pada gambar di bawah ini.

Setelah terbuka, akan terlihat menu seperti di atas :

Pilih Club

Pilih Tanggal POS yang akan di munculkan

Jika sudah menentukan, clik View Available POS. Maka akan di tampilkan List Pos yang bisa dimunculkan pada tanggal terpilih.

POS yang bisa dimunculkan transaksinya minimal 3 jam terhitung dari transaksi dibuat. Jika tampilan seperti diatas, artinya POS tidak bisa dimunculkan atau belum sampai 3 jam. Silahkan Void Transaction kemudian Get Payment kembali jika memang tidak bisa dimunculkan POS-nya.

Berikut tampilan jika ada transaksi yang bisa dimunculkan. Jika POS yang bisa dimunculkan lebih dari satu, maka akan menampilkan record lebih dari satu.

Samakan nilai di Transaction dgn POS yang akan dimunculkan, pada nomor 1 ini adalah nilai POS yang akan di munculkan.

Centang pada sebelah kiri nomor yang terdapat pada kolom paling kiri. Jika ada record lebih dari satu, lakukan hal yang sama.

Click submit, dan tunggu proses hingga selesai.

Berikut tampilan jika pos sudah berhasil di munculkan, pada sebelah kanan tombol Submit akan muncul notifikasi yang artinya semua pos sudah berhasil dimunculkan.

1. Pada aplikasi Paramount, pilih menu Club Links --> Commission Target--> Commission Employee Target.

2. Sistem akan secara otomatis membuka browser dengan tampilan sebagai berikut:

3. Pilih Club, Tahun, Bulan, dan Department yang akan ditampilkan dan diinput. Kolom di bagian kanan atas menunjukkan Club target yang harus dipenuhi. SOB yang kosong menandakan bahwa angka SOB belum diinput.

4. Untuk Departemen Sales, input EFT Unit, PIF Unit, dan Sales PT. Tandai checkbox pada bagian kiri baris employee yang akan di save, klik tombol save.

5. Jika save sudah dilakukan, kolom SOB pada bagian kanan atas juga akan terupdate secara otomatis.

6. Pada Department PT, input Target Running, Level, dan Sales PT. Tandai checkbox pada baris yang ingin diupdate dan klik save.

7. Jika save sudah berhasil dilakukan, kolom SOB pada bagian kanan atas akan terupdate kembali.

8. Input keseluruhan SOB hingga angka SOB sama dengan atau lebih dari Club Target.

9. Jika SOB selesai diinput, DBM akan melakukan approval terhadap angka tersebut. Jika DBM telah meng-approve angka SOB ini, CGM tidak dapat mengubah angka tersebut kembali.

Notes: Report Employee Target dapat diakses pada menu Club Link --> Report Target 2016 --> Report Employee Target

1. Pada aplikasi Paramount, pilih menu Club Links Club Target Manage Club MSP

2. Secara otomatis, sistem akan mengakses aplikasi browser dan memunculkan tampilan sebagai berikut:

3. Pilih Club yang diinginkan dan klik tombol View Club MSP

4. Sistem kemudian akan menampilkan data MSP score yang telah diinput sebelumnya.

5. Klik tombol Add new untuk menambahkan MSP score.

6. Masukkan detail MSP score yang diinginkan, dan klik tombol Save.

Year : Diisi dengan tahun yang akan diinput nilainya

Month : Diisi dengan bulan yang akan diinput nilainya

Role : Diisi dengan posisi yang akan diinput nilainya. Jika nilai MSP adalah nilai club secara general, input semua role dengan nilai yang sama.

MSP Score : Diisi dengan MSP score pada club, bulan, dan tahun tersebut.

7. Jika ada MSP score yang ingin di edit, silahkan pilih Club yang diinginkan, dan klik tombol View Club MSP

8. Klik Edit pada MSP score yang akan diubah.

9. Ubah data sesuai dengan data yang diinginkan, kemudian klik tombol Save.

Problem : Tidak dapat mengisi payment pada free item

Solution : Ketika melakukan POS untuk free item, tidak usah memasukkan payment.

1.Pilih menu Open Point Of Sales pada aplikasi Paramount

2. Lookup Member yang diinginkan

3. Search dan pilih item yang diinginkan

4. Ketika semua item yang diinginkan sudah dipilih, klik Tender

5. Pada POS, tidak usah dilakukan add payment. Langsung tekan tombol Submit saja.

Problem : Account Employee Portal di Lock karena 3 Kali Salah Memasukkan Password [email protected]

Solution : Hubungi IT untuk meng-unlock employee portal (kirim email ke dan cc ke [email protected] )

Problem : Lupa password Employee Portal

Solution : Reset password

1. Klik Forgot Your Password pada employee portal

2. Masukkan email address, dan klik tombol Submit

3. Password akan dikirimkan ke email tersebut.

Problem : Akses employee portal untuk Staff Baru

Solution : Register employee portal

1. Request User ID Employee Portal ke Departemen HR

2. Setelah user ID diterima, log in ke Paramount --> Misc --> Club Master Schedule

3. Secara otomatis akan terbuka browser dan masuk ke link Employee Portal. Klik Register.

4. Masukkan account information.

User ID : Diisi user ID yang didapat dari HR

E-Mail : Diisi work email user (yang berakhiran @goldsgym.co.id)

Password : Masukkan password yang diinginkan. Password terdiri dari minimal 6 karakter.

Confirm Password : Masukkan kembali password yang diinput pada kolom Password

5. Klik tombol Create User

Problem : Tidak bisa void PT Session

Solution : Pastikan cara yang dilakukan sudah benar. Void hanya dapat dilakukan oleh QC dan finance Club.

Berikut adalah langkanh void PT session:

1. Klik menu Service pada bagian kiri bawah FDM.

2. Klik service yang di inginkan pada kolom Service dan klik tombol View History

3. Cari Session yang ingin di Void, kemudian klik Void pada kolom paling kiri. Berikut tampilan sebelum void.

4. Tampilan sesudah Void sudah berhasil di lakukan.

Problem : Tidak dapat membuat PT appointment pada Employee Portal

Solution : Create appointment pada menu Schedule --> Schedule an Appointment

1. Pada Employee Portal, masuk ke menu Schedule --> Schedule Appointment

2. Select Location, Appointment Category, Trainer, dan Member Search Type.

Isi member search type dengan mode pencarian member sesuai yang diinginkan.

Pilih Barcode jika Anda ingin mencari menggunakan barcode.

Pilih Name jika Anda ingin mencari menggunakan nama member

Pilih Member jika Anda ingin mencari menggunakan Member number.

3. Pilih member yang dimaksud.

4. Cari time availability untuk appointment dengan memilih date preference, days of week, dan time preference. Hal ini akan memunculkan time availability sesuai opsi yang Anda pilih.

Date preference:

ASAP : Akan memunculkan time availability PT tersebut untuk 20 hari kedepan.

Next 3 Days : Akan memunculkan time availability PT tersebut untuk 3 hari kedepan.

Specific Date range : Akan meminta Anda menginput range waktu untuk time availability yang akan ditampilkan.

Days of week: Pilih hari yang time availability ingin ditampilkan.

Time preference: Pilih waktu yang datanya ingin ditampilkan.

5. Klik Schedule it! pada waktu yang diinginkan atau klik Try a New Search jika ingin memunculkan time availability pada range waktu yang lain.

6. Klik tombol confirm.

7. Appointment telah berhasil diinput jika muncul tampilan sebagai berikut.

8. Appointment telah berhasil terinput pada Paramount.

Problem: Nama PT tidak ada pada saat akan melakukan Cutting/Schedule appointment.

Solution: Input data PT ke Employee Portal.

1. Buka aplikasi Paramount dan masuk ke menu Misc --> Club Master Schedule

2. Browser akan terbuka secara otomatis dengan tampilan sebagai berikut:

3. Login ke Employee Portal

4. Pilh menu Manage --> Scheduler --> Resources

5. Pilih nama Club dan klik tombol Add Resources

6. Pilih nama PT yang akan diinput ke Employee portal. Klik Save.

7. Nama PT sudah dapat dicari di Paramount.

Problem: Prospect Tidak Terinput ke Prospect Gym dan Hanya Masuk ke Prospect PT

Solution: Ini terjadi karena penginputan prospect dilakukan dengan menginput prospect result. Prospect result JANGAN DIISI jika memang prospect tersebut belum melakukan Club visit.

Problem: Muncul pop-up Cancel Code Required pada Cancel Contract walaupun Cancel Code Sudah Diinput

Solution: Klik tanda silang pada Cancel code di contract yang tidak ingin di cancel.

Problem : Transfer Fee tidak ada dalam menu POS

Solution : Transfer fee memang sudah tidak bisa diakses melalui POS, namun masih bisa melalui menu Club Payment.

1. Masuk ke member yang akan melakukan transfer.

2. Pilih menu Club Payment.

3. Klik tombol Add Fee pada Club Transaction

4. Klik tombol + pada pilihan Transfer Club Fee dan klik Submit Fees

5. Lakukan pembayaran seperti biasa.

Problem : Ubah Regional Setting

Solution :Ubah regional setting di Control Panel

1. Klik Start dan masuk ke Control Panel

2.Pilih Clock, Language, and Region

3.Pada Region and Language, pilih Change the date, time, or number format.

4.Pada Tab Formats, ubah Format menjadi Indonesian (Indonesia) dan klik ok.

Problem : POS Station tidak bisa di pilih pada saat menginput membership compliment.

Solution : POS stationnya memang tidak bisa di pilih karena tidak mencetak invoice untuk membership compliment. Pastikan unthick untuk "Insert Pos Station" sebelum melanjutkan ke proses payment.

Problem : Finger ID not found

Solution : Pastikan user sudah terdaftar dengan HRD, apabila memang sudah meregisterkan jari, pastikan HRD sudah memberikan hak akses employee.

Password login Paramount dapat diubah sesuai keinginan. Penggantian password login ini dapat dilakukan untuk semua login kecuali login CS. Berikut adalah step-step penggantiannya:

1. Pada aplikasi Paramount, pilih menu Club Link --> Admin --> Change Password

2. Masukkan password sesuai keinginan (maksimum 10 karakter) pada kolom New Password, dan masukkan kembali password tersebut pada kolom Confirm Password. Setelah itu, klik tombol Change Password.

3. Jika password sudah berhasil diubah, akan muncul notifikasi seperti berikut.

4. Sistem akan secara otomatis mengirimkan password baru tersebut ke email anda.

Problem : Muncul notification "Server was unable to process request .. " atau The INSERT statement conflicted with the FOREIGN KEY . pada saat menginput Prospect Engine.

Solution : Periksa field tanggal, apakah format tanggal sudah benar? "DD/MM/YYYY", jika tidak benar, lakukan perubahan regional setting menjadi Indonesia

Problem : Muncul motifikasi Invalid URI : The Url is empty

Solution : Cek kembali apakah jaringan sedang normal? Coba lakukan pencabutan dan pemasangan kembali kabel jaringan. Hubungi IT apabila masih mengalami kendala yang sama (melalui email ke [email protected] dan cc [email protected] )

Problem :Tidak bisa melakukan Click View report dan muncul notifikasi Firefox prevented this site from opening a pop up window

Solution :Edit pop-up blocker option

1. Klik tombol Option pada bagian kanan atas web page

2. Pilih menu Edit pop-up blocker options

3. Klik tombol Allow

4. Klik tombol Close

Problem : PT Appointment tidak bisa dicutting walaupun sudah ada appointment

Solution : Delete dan create ulang appointment melalui Employee Portal

1. Masuk ke menu Misc pada Paramount dan pilih Club Master Schedule

2.Login dilakukan oleh Fitness Manager

3.Pilih menu Schedule --> Employee Schedules

4.Pilih nama Club dan nama PT yang di assign pada appointment yang ingin di delete

5.Klik pada appointment yang akan di delete

6.Klik Delete

7.Buat kembali appointment dengan data yang sama seperti sebelumnya dengan meng-klik pada kolom waktu yang diinginkan, dan pilih Add Member Appointment

8. Isi detail appointment seperti yang terisi pada appointment sebelumnya dan klik save

9.Setelah appointment selesai di create, silahkan masuk kembali ke paramount dan lakukan cutting seperti biasa

Problem : Muncul pop up "Your session has expired, please open link from 'club link' in paramount"

Solution : Tutup Browser, dan buka kembali club link di menu paramount.

Problem : Penginputan payment sudah di lakukan, tapi struk tidak muncul dan tidak terrecord pada transaksi POS di paramount.

Solution : Lakukan get payment ulang melalui club payment.

1. Pilih menu Club Payment pada FDM.

2. Pilih kontrak yang akan dibayarkan dan jumlah pembayaran yang akan dilakukan, klik tombol Submit Now.

3. Masukkan payment type, approval code, dan jumlah pembayaran. Klik tombol Add Payment dan klik tombol Submit.

Problem : Member All Club melakukan transaksi di club lain (bukan home club), FC yang melakukan penjualan tidak muncul namanya pada Sales ID

Solution : Infokan ke IT untuk memunculkan nama Sales pada club tujuan (kirim email ke [email protected] dan cc ke [email protected] )

Problem : Waktu di Scan, member barcode berbeda dengan yang muncul di FDM.

Solution : Hubungi QC untuk memperbaiki barcode di FDM.

Problem : Extend Freeze

Solution : Ubah End Date Freeze

1. Masuk Contract Info pada FDM

2. Pilih contract yang masa freeze nya akan diperpanjang, dan pilih menu freeze.

3. Unthick untuk freezenya.

Note : Jangan di Submit setelah unthick, atau akan tercreate freeze baru.

4. Klik Yes pada notifikasi yang muncul

5. Ubah end date dari freeze, masukkan freeze fee, dan klik Submit

6.Klik Yes pada notifikasi yang muncul.

Problem : Downgrade Version

Solution : Restore to its previous state

1. Klik start dan masuk ke Control Panel

2. Pada menu Program, pilih Uninstall a Program.

3. Klik kanan pada Paramount Club Management, dan pilih Uninstall/Change.

4. Pilih Restore the application to its previous state, klik ok.

Problem : Update Paramount

Solution : Login ke paramount, pilih menu help, kemudian click pada check for updates

Problem : Member pada saat checkin atau di search, status merah meskipun member ini memang member club tersebut.

Solution : Periksa membership type, ada kemungkinan kesalahan pada pemilihan paket membership. Untuk hal ini, mohon infokan ke IT (melalui email ke [email protected] dan cc [email protected] ).

Problem : Transaction sudah ada, tapi di invoice tidak ada (error pada saat input payment)

Solution : Lakukan void transaction di club payment, lakukan get payment back.

1. Pilih menu Club Payment pada FDM.

2. Pilih Void Transaction pada Type, pilih transaksi yang akan di void, dan klik Submit Void.

3. Klik Yes pada notifikasi yang muncul.

4. Pilih menu Club Payment pada FDM.

5. Pilih kontrak yang akan dibayarkan dan jumlah pembayaran yang akan dilakukan, klik tombol Submit Now.

6. Masukkan payment type, approval code, dan jumlah pembayaran. Klik tombol Add Payment dan klik tombol Submit.

Problem : This station is not registered for POS Transaction

Solution : Ini karena PC yang di gunakan tidak terdaftar sebagai POS Station. Bila di perlukan, dapat menginfokan ke IT untuk menambah PC tersebut sebagai POS Station (melalui email ke [email protected] dan cc [email protected] )

Problem : Wrong payment method

Solution : Isi form wrong payment method yang sudah ditandatangani OM dan CGM, dan berikan ke QC untuk proses selanjutnya.

Problem : Salah Nominal untuk payment

Solution : Void transaction dan void invoice, kemudian lakukan get payment ulang.

VOID TRANSACTION

1. Masuk ke menu Club Payment pada FDM

2. Pada menu Type pilih Void Transaction. Pilih transaksi yang akan di void, dan klik submit void.

3. Klik Yes pada notifikasi yang muncul.

VOID INVOICE

1. Pada menu POS, pilih menu Invoices.

2. Pilih range waktu pelaksanaan transaksi, klik search, dan klik void pada invoice yang diinginkan.

GET PAYMENT BACK MELALUI CLUB PAYMENT

Problem : Plan tidak ada, kesalahan pada harga plan, dan lain-lain yang berhubungan dengan Plan

Solution : Kirim ke ticketdesk dan akan dibantu oleh QC.

Problem : Item POS / Pos Product Tidak ada di POS

Solution : Hubungi IT untuk menginput POS Product (melalui email ke [email protected] dan cc [email protected] )

Problem : Akses Paramount untuk karyawan mutasi

Solution : Selain CS dan Greeter, login Paramount dapat dimintakan ke IT setelah IT menerima konfirmasi mengenai mutasi dari HR.

Problem : Member tidak dapat check-in dan barcode number pada kartu RFID diawali dengan angka nol

Solution : Update barcode member dengan menghilangkan angka nol di depannya.

1. Masuk ke menu Barcode pada FDM

2. Masukkan nomer barcode tanpa angka nol didepannya.

Problem : Dokumen contract tidak muncul

Solution : Recreate contract

1. Pilih menu Contract Info pada FDM.

2. Double Click pada contract yang diinginkan.

3. Pada Kolom Recreate Contract, pilih save only jika ingin memunculkan kontrak saja, atau pilih Print and Save jika ingin sekaligus mencetak kontrak tersebut. Klik Ok.

4. Contract sudah ter create.